Qué entregar a quien lleve los anuncios de tu clínica

Para empezar a trabajar con un gestor de Google Ads, una clínica debe aclarar qué servicios ofrece, dónde atiende, quién aprueba los anuncios y cuál es el presupuesto autorizado. El gestor también necesita los accesos adecuados a las herramientas, pero no tus contraseñas personales ni las historias clínicas de tus pacientes.

Un documento breve con información verificada evita retrasos y ayuda a que la propuesta se ajuste a la capacidad de la clínica. Antes de dar acceso o activar campañas, pide que se especifique el alcance y quién toma cada decisión.

En webiñas trabajo con clínicas de Galicia desde Santiago. Una primera conversación es más útil cuando la clínica puede explicar sus servicios, su capacidad y quién decide sobre el gasto.

Servicios, profesionales y sedes

Prepara una lista de especialidades activas, sedes y forma de pedir cita. Señala si algún servicio está temporalmente sin disponibilidad o requiere que recepción confirme condiciones. El gestor no debe deducir la actividad sanitaria solo a partir de un directorio o una página antigua.

Indica qué persona de la clínica puede revisar títulos, afirmaciones y detalles de los profesionales. No hace falta compartir información clínica individual para explicar una especialidad o revisar la agenda de forma agregada.

Presupuesto y facturación

Acordad cuánto puede destinarse a anuncios, durante qué periodo y quién aprueba cambios. Pide que se distinga lo que cobra Google de la gestión y de costes adicionales como una página de destino o la configuración de medición. Pregunta qué impuestos y condiciones se aplican.

Google explica que el presupuesto diario medio es una referencia y que la inversión puede variar entre jornadas en su guía de presupuestos. Antes de activar o modificar una campaña, comprueba cómo se aplican los límites a tu configuración.

Accesos sin entregar la cuenta

Comprueba que la clínica dispone de una persona administradora y que conoce la cuenta publicitaria utilizada. El gestor puede recibir permisos adecuados o solicitar una vinculación desde su cuenta de administrador. No compartas credenciales de correo para facilitar el proceso.

Google describe los niveles de acceso. Pide al gestor que explique qué necesita hacer con cada permiso y cómo se retirará al acabar la colaboración. Conserva el acceso a la facturación y a los informes que te correspondan.

Página web y contacto

Facilita las páginas oficiales de cada servicio y el contacto de quien las mantiene. Comprueba teléfono, ubicación, horarios y formulario. Si se utiliza una plataforma de reservas, identifica quién administra la integración y cómo se revisa su funcionamiento.

No envíes al gestor una lista de pacientes o mensajes de recepción para «entrenar» la campaña. Para planificarla bastan descripciones generales de servicios y datos agregados. Cualquier acceso o tratamiento adicional debe revisarse con el responsable de privacidad.

Revisión de publicidad sanitaria

Antes de publicar, acuerda quién revisa el anuncio, su destino y los requisitos sanitarios aplicables. Google mantiene una política específica para atención sanitaria y algunos contenidos están restringidos. La clínica debe validar la exactitud del contenido médico.

En Galicia, consulta también la guía de publicidad sanitaria y contrasta las obligaciones del caso concreto. Evita promesas de resultados y afirmaciones que el equipo no pueda respaldar.

Cómo acordar la comunicación

Define un contacto principal, la periodicidad del informe y cómo se proponen cambios de presupuesto o de servicios. Pregunta qué datos se consideran llamadas, formularios y citas, y qué información necesita recepción para interpretar los contactos.

Una hoja de preparación para la primera reunión

Puedes organizar la información en una tabla con servicio, sede, profesional responsable, capacidad disponible y página correspondiente. Añade una columna de «pendiente de confirmar» cuando recepción o el equipo clínico no hayan validado un dato. Esa indicación evita convertir una hipótesis del gestor en una afirmación publicada.

Prepara también las fechas que afectan a la atención: vacaciones conocidas, horarios especiales o cambios previstos en la agenda. No hace falta entregar nombres de pacientes ni un calendario clínico detallado. Lo relevante es que el gestor sepa cuándo la clínica puede recibir solicitudes.

Qué documentos conviene conservar

Guarda la propuesta aceptada, el desglose de costes y el acuerdo sobre quién aprueba la inversión. Mantén una lista de las personas y cuentas con acceso, con el nivel de permiso y el procedimiento para retirarlo. No guardes contraseñas personales dentro de esa lista.

Si ya existían campañas, solicita un resumen del historial disponible y de los cambios propuestos. Antes de borrar o sustituir elementos, pide que se explique el motivo y el efecto sobre la información que la clínica necesita consultar.

Cómo se revisa el trabajo

Acordad una primera fecha para comprobar que anuncios, páginas y medición corresponden a lo autorizado. El informe debe distinguir acciones completadas, incidencias pendientes y decisiones que requieren tu aprobación. Si un proveedor propone una herramienta adicional de pago, solicita el precio y el alcance antes de contratarla.

La reunión inicial no obliga a activar ninguna campaña. Una propuesta concreta debe permitir a la clínica entender qué se hará y decidir con qué presupuesto quiere empezar.

Si estás buscando un gestor en Santiago, en esta guía comparo las alternativas. En webiñas trabajo con Google Ads para clínicas y puedes solicitar una revisión gratuita.

Lectura relacionada: Qué revisar en un informe de Google Ads de tu clínica.